Guía de capacitación · integraciones de comercio electrónico

Shopify y Sphere ERP

Cómo se conecta una tienda Shopify a Sphere ERP, qué información viaja en cada sentido, y cómo un pedido hecho en la web termina siendo un albarán, una factura y un asiento sin teclear nada.

Del ERP a la tienda: productos y existencias De la tienda al ERP: pedidos y clientes Se activa por contrato
1 Para qué sirve conectar la tienda

Una sola verdad para el catálogo, las existencias y los pedidos

Al terminar esta sección sabrá qué problema resuelve la integración y qué papel juega cada sistema: Sphere ERP manda sobre el catálogo y las existencias; la tienda manda sobre los pedidos.

Una tienda online desconectada del ERP obliga a hacer dos veces el mismo trabajo y, peor aún, a vender lo que ya no queda. Con la integración, la tienda publica lo que Sphere ERP dice que hay, y cada pedido de la web entra solo al circuito normal de ventas.

Vamos a acompañar el ejemplo de Bodegas Tramuntana, una bodega que vende online en su tienda Shopify bodegas-tramuntana.myshopify.com. Su producto estrella es el Tramuntana Crianza 2021, 75 cl, referencia TRA-CR21, a 18,90 € con IVA del 21 %. En el almacén hay 24 botellas.

La integración reparte responsabilidades de forma clara:

Sphere ERP Sphere Web · Sphere Escritorio Códigos de Línea «Es Producto Web» Existencias por almacén Clientes Pedidos de Venta Albaranes · Facturas · Asientos Ficha «Tienda Shopify» Vínculos producto ↔ tienda Vínculos pedido ↔ tienda Registro de avisos recibidos Tienda Shopify bodegas-tramuntana.myshopify.com Productos y variantes Existencias por localización Clientes de la tienda Pedidos (#1001, #1002…) Pagos · envíos · devoluciones Productos: título, referencia, código de barras, precio, descripción Existencias: cantidad disponible en la localización de la tienda Avisos automáticos: pedido creado, actualizado, cancelado; devolución Pedido completo: cliente, direcciones, líneas, precios, descuentos, nota tras cada aviso, Sphere ERP lee el pedido entero directamente de la tienda

Fig. 1 · Qué viaja en cada dirección entre Sphere ERP y la tienda.

Se activa desde el contrato. La integración con Shopify forma parte de la funcionalidad de comercio electrónico de Sphere ERP y se habilita en la licencia de la empresa. Cuando está activa, aparece el menú Shopify en Sphere Web y en Sphere Escritorio; si no lo está, ese menú no se muestra.
2 Dar de alta y autorizar la tienda

La ficha «Tienda Shopify»: una por cada tienda conectada

Al terminar esta sección sabrá crear la ficha de la tienda, qué comprueba Sphere ERP al conectarla y qué significan los botones Probar Conexión y Verify Webhooks.

Cada tienda Shopify tiene su propia ficha en Sphere ERP, con su código, su dominio y sus claves. Una empresa puede conectar más de una tienda; cada una guarda sus propios vínculos y su propio registro de avisos.

Qué necesita la tienda para hablar con Sphere ERP

Desde el panel de administración de Shopify se obtienen dos claves para Sphere ERP: una clave de acceso, que autoriza al ERP a leer pedidos y a publicar productos y existencias, y una clave secreta, con la que Sphere ERP verifica que cada aviso automático que recibe viene de verdad de esa tienda y no de otro sitio. Ambas se guardan en la ficha de la tienda y se muestran ocultas, como una contraseña.

Qué hace Sphere ERP al conectar la tienda

  1. Comprueba las claves contra la tienda y lee su nombre, su moneda y si los precios de la tienda llevan los impuestos incluidos. Estos datos quedan reflejados en la ficha.
  2. Toma la localización de existencias de la tienda: el lugar de Shopify donde Sphere ERP publicará las cantidades disponibles.
  3. Registra los avisos automáticos que la tienda le enviará: pedido creado, pedido actualizado, pedido cancelado, devolución creada y desinstalación de la conexión. Si alguno ya estaba registrado, lo conserva.
  4. Activa la tienda y anota la fecha de registro de los avisos.

Si la moneda de la tienda no existe todavía en Sphere ERP, la conexión avisa de ello: conviene darla de alta para que los pedidos importados lleven la moneda correcta.

1 · Ficha de la tienda Código, Nombre, Dominio Clave de acceso, Clave secreta Cliente y Punto de Venta por defecto 2 · «Probar Conexión» La tienda responde con su nombre, su moneda y si sus precios llevan impuestos incluidos 3 · «Verify Webhooks» Registra en la tienda los cinco avisos automáticos y conserva los que ya existían 4 · Tienda activa «Activa» marcada «Avisos registrados el» con fecha Lista para sincronizar — los cinco avisos automáticos que la tienda enviará a Sphere ERP — Pedido creado crea el Pedido de Venta Pedido actualizado si ya entró, no se duplica Pedido cancelado cierra el Pedido de Venta Devolución creada queda registrada Desinstalación desactiva la tienda

Fig. 2 · Alta y autorización de la tienda, y los avisos que quedan registrados.

Los campos de la ficha

CampoQué esEjemplo Bodegas Tramuntana
CódigoIdentificador corto y único de la tienda dentro de Sphere ERP. Es el que aparece en los mensajes de sincronización.SHOPIFY-TRAMUNTANA
NombreNombre visible de la tienda. Al conectar, Sphere ERP lo rellena con el nombre que la propia tienda declara.Bodegas Tramuntana
ActivaSólo una tienda activa recibe avisos y participa en las sincronizaciones. Si la conexión se desinstala desde Shopify, Sphere ERP la desmarca y lo anota en «Notas».Marcada
Dominio de la tiendaLa dirección *.myshopify.com de la tienda. Es lo que permite reconocer de qué tienda viene cada aviso.bodegas-tramuntana.myshopify.com
Clave de accesoAutoriza a Sphere ERP a leer pedidos y a publicar productos y existencias. Se muestra oculta.••••••••
Clave secretaCon ella Sphere ERP comprueba la autenticidad de cada aviso automático recibido. Se muestra oculta.••••••••
Localización de existenciasEl lugar de la tienda donde Sphere ERP publica las cantidades disponibles. Se toma de la tienda al conectarla.Almacén principal de la tienda
MonedaMoneda de la tienda, leída al conectar. Los pedidos importados la usan si existe en Sphere ERP.EUR
Impuestos incluidosRefleja si la tienda tiene configurados los precios con impuestos incluidos, leído al conectar.Sí
Punto de venta por defectoPunto de Venta con el que se crean los Pedidos de Venta importados. Si no se indica, se usa el primero disponible.Tienda online
Cliente por defectoCliente que se asigna cuando el pedido de la tienda no trae ningún cliente identificable.Consumidor final web
Importar pedidos automáticamenteMarcado, cada pedido nuevo crea su Pedido de Venta. Desmarcado, los avisos se guardan en el registro sin crear pedidos.Marcado
Último aviso recibidoFecha y hora del último aviso automático que llegó de la tienda. Es la forma más rápida de comprobar que la tienda «habla».—
Última sincronizaciónFecha y hora de la última publicación de productos hacia la tienda.—
Avisos registrados elFecha en que se registraron los avisos automáticos en la tienda.—
NotasTexto libre. Sphere ERP añade aquí sus propias anotaciones, por ejemplo si la tienda se desactivó por desinstalación.—
Botón
Probar Conexión
Comprueba la clave de acceso contra la tienda y muestra su nombre, su moneda y si los precios llevan impuestos incluidos. Si la clave fue revocada, lo dice.
Botón
Verify Webhooks
Concilia los avisos automáticos: registra en la tienda los que falten y respeta los que ya existan. Muestra cuántos creó y cuántos ya estaban. Si hay tiendas que llevaban tiempo sin recibir avisos, este botón los vuelve a poner en marcha.
Dónde está. Menú Shopify › Tienda Shopify, tanto en Sphere Web como en Sphere Escritorio. Los cuatro botones de la integración —Probar Conexión, Verify Webhooks, Sincronizar Productos y Sincronizar Stock— aparecen en el grupo «Shopify» de la barra de acciones con una tienda seleccionada.
3 Publicar el catálogo

Del Código de Línea al producto de la tienda

Al terminar esta sección sabrá qué artículos se publican, qué datos viajan a la tienda, cómo queda guardado el vínculo entre ambos y cómo se reconoce después cada línea de un pedido.

En Sphere ERP lo que se vende es un Código de Línea: una presentación concreta de un artículo, con su referencia, su precio y su código de barras. Cada Código de Línea marcado como Es Producto Web se convierte en un producto de la tienda con una única variante.

Qué se publica de cada Código de Línea

En la tiendaSale deEjemplo
Título del productoLa Descripción del Código de Línea; si está vacía, su Código de Referencia.Tramuntana Crianza 2021, 75 cl
EstadoSe publica como producto activo.Activo
Precio de la varianteEl Precio de Venta del Código de Línea.18,90
SKUEl Código de Referencia. Es también la clave con la que se reconocen las líneas de los pedidos.TRA-CR21
Código de barrasEl Código de Barras del Código de Línea.8412345678905
Seguimiento de existenciasSe activa siempre, para que la tienda respete las cantidades que publica Sphere ERP.Activado
Descripción del productoLa Descripción Larga del Artículo, si la tiene.Crianza de 12 meses en barrica…
Existencias en la localizaciónLa cantidad publicable del artículo (ver sección 5), justo después de publicar el producto, si la ficha de la tienda tiene localización.24

La publicación se lanza con el botón Sincronizar Productos sobre la tienda. Recorre todos los Códigos de Línea activos con Es Producto Web marcado. Para cada uno, si ya existe un vínculo con un producto de la tienda, actualiza ese mismo producto; si no, lo crea. Al terminar muestra cuántos procesó, y la ficha de la tienda actualiza «Última sincronización».

Código de Línea ☑ Es Producto Web Descripción: Tramuntana Crianza 2021 Código de Referencia: TRA-CR21 Precio de Venta: 18,90 € Código de Barras: 8412345678905 publica Vínculo producto ↔ tienda Tienda: bodegas-tramuntana.myshopify.com Producto · variante · artículo de inventario Última sincronización: fecha y hora Resultado: correcto / con error Último error (si lo hubo) Producto en la tienda Título: Tramuntana Crianza 2021, 75 cl Una variante · SKU TRA-CR21 Precio 18,90 · código de barras Seguimiento de existencias activo Disponible en la localización: 24 — cuando llega un pedido, cada línea se reconoce en este orden — Línea del pedido 6 × Tramuntana Crianza SKU TRA-CR21 1.º Variante vinculada la variante de la tienda tiene vínculo con un Código de Línea si no 2.º Producto vinculado el producto de la tienda tiene vínculo con un Código de Línea si no 3.º Por referencia el SKU de la línea coincide con un Código de Referencia Si ninguna de las tres vías reconoce la línea, queda anotada en los Comentarios del pedido como línea sin reconocer.

Fig. 3 · El vínculo entre el Código de Línea y el producto de la tienda, y cómo se reconocen las líneas de un pedido.

El vínculo
Un Código de Línea, un producto en la tienda
Sphere ERP guarda para cada Código de Línea publicado a qué producto, variante y artículo de inventario de la tienda corresponde, cuándo se sincronizó por última vez y si fue correcto. Si una publicación falla, el vínculo guarda el motivo para que el siguiente intento lo corrija.
Buena práctica
La referencia es la llave maestra
Aunque un producto se haya creado directamente en la tienda, si su SKU coincide con el Código de Referencia de un Código de Línea, las líneas de sus pedidos se reconocen igual. Mantener referencias iguales en ambos lados evita líneas sin reconocer.
Ejemplo. Bodegas Tramuntana marca Es Producto Web en el Código de Línea TRA-CR21 y pulsa Sincronizar Productos. En la tienda aparece «Tramuntana Crianza 2021, 75 cl» a 18,90 con 24 unidades disponibles. Meses después sube el Precio de Venta a 19,90 € y vuelve a pulsar el botón: el mismo producto de la tienda cambia de precio, sin duplicarse.
4 De la tienda al ERP: el pedido

Un pedido de la web se convierte en un Pedido de Venta

Al terminar esta sección sabrá cómo se entera Sphere ERP de un pedido nuevo, con qué cliente, punto de venta y líneas se crea el Pedido de Venta, y cómo sigue después por el circuito normal de ventas.

La tienda no espera a que nadie mire: en cuanto se confirma un pedido, envía un aviso automático a Sphere ERP. El aviso sólo dice «hay un pedido nuevo»; Sphere ERP lee entonces el pedido completo directamente de la tienda y crea el Pedido de Venta.

Pedido #1001 en la tienda 6 × Crianza · 113,40 € Marta Ferrer Aviso automático se verifica la autenticidad y entra al registro de avisos Lectura del pedido cliente, direcciones, líneas, precios, descuentos, nota Cliente por correo → por nombre → se crea como cliente potencial Pedido de Venta Documento de Referencia: SHOP-#1001 Cliente: Marta Ferrer (cliente potencial) Punto de Venta: Tienda online Línea: 6 × TRA-CR21 a 18,90 € botón «Albarán» salida de almacén 24 − 6 = 18 botellas asiento del coste de la venta botón «Factura» factura de venta IVA 21 % según el artículo asiento de la venta Cobro recibo y cuenta del cliente — y si la tienda cancela el pedido — Aviso «pedido cancelado» llega desde la tienda El Pedido de Venta queda «Cerrado» con la anotación de cancelación y su fecha en Comentarios

Fig. 4 · Ciclo de un pedido: de la tienda al Pedido de Venta, y de ahí al albarán, la factura y el cobro.

Cómo se construye el Pedido de Venta

Campo del pedidoDe dónde saleEjemplo #1001
ClienteSe busca un cliente con el mismo Correo Electrónico; si no, con el mismo Nombre. Si no existe, se crea como Cliente potencial con nombre y correo. Si el pedido no trae cliente, se usa el Cliente por defecto de la tienda.Marta Ferrer · marta.ferrer@ejemplo.es
Punto de VentaEl Punto de venta por defecto de la tienda; si no está indicado, el primero disponible.Tienda online
Documento de Referencia«SHOP-» seguido del número del pedido en la tienda. Es lo que permite encontrarlo rápido.SHOP-#1001
Fecha y vencimientoLa fecha de creación del pedido en la tienda, para ambas.14/10/2026
MonedaLa moneda del pedido, si existe en Sphere ERP.EUR
Razón Social GenéricaEl nombre del cliente tal como lo declara la tienda.Marta Ferrer
Dirección GenéricaLa dirección de facturación del pedido; si no la hay, la de envío.C/ Mayor 12, Palma, Illes Balears, España, 07001
ComentariosLa nota que el cliente escribió en la tienda, más una línea con el número del pedido, su estado de pago, su estado de envío y su moneda.«Entregar por la tarde» · Shopify order #1001…
LíneasUna por cada línea reconocida (fig. 3): cantidad, precio unitario original de la tienda, descripción de la línea y coste estándar del artículo. Si la tienda aplicó un descuento, la diferencia se traslada como porcentaje de descuento de la línea.6 × Tramuntana Crianza a 18,90 €; con 10 % de descuento, precio 18,90 € y descuento 10 %

Los totales del Pedido de Venta se calculan como en cualquier pedido tecleado a mano: base, descuentos e IVA según la configuración fiscal de cada artículo. A partir de ahí, el pedido es un Pedido de Venta más y sigue el circuito habitual: se genera el albarán con el botón Albarán desde Ventas › Pedidos de Venta, y la factura con el botón Factura desde Ventas › Albaranes. El albarán mueve las existencias y la factura genera el asiento y el saldo del cliente, tal como se explica en las guías de ventas y almacén.

Cliente
potencial

El cliente de la web entra sin datos fiscales

La tienda no garantiza NIF ni condiciones comerciales, así que el cliente nuevo se crea como Cliente potencial: se puede vender ya, y administración completa después los datos fiscales obligatorios antes de facturar. La segunda vez que Marta compra, se reconoce por su correo y no se duplica.

Todo o
nada

Un pedido sin ninguna línea reconocida no se crea

Si ninguna línea del pedido se puede asociar a un Código de Línea, Sphere ERP no crea un pedido a medias: el aviso queda en el registro con el motivo, y en cuanto se corrige el vínculo (o la referencia) se vuelve a intentar solo. Si se reconocen algunas líneas y otras no, el pedido se crea con las reconocidas y las demás quedan anotadas en Comentarios para revisarlas.

Una vez

Cada pedido de la tienda entra una sola vez

Sphere ERP guarda el vínculo entre cada pedido de la tienda y su Pedido de Venta. Los avisos de «pedido actualizado» de un pedido que ya entró no crean otro. Los avisos repetidos de la tienda se reconocen y se descartan.

Cancelado

Si se cancela en la tienda, se cierra en el ERP

Cuando llega el aviso de cancelación, el Pedido de Venta vinculado pasa a Cerrado y recibe en Comentarios una anotación con la fecha de cancelación. Si el pedido ya estaba cerrado, se deja como está.

Devuelto

Las devoluciones se registran; la factura rectificativa la decide una persona

El aviso de devolución queda en el registro de avisos. Emitir o no la factura rectificativa es una decisión de administración, que la hace desde la factura con el botón Factura Rectificativa cuando corresponda.

Sin importación automática. Si en la ficha de la tienda se desmarca Importar pedidos automáticamente, los avisos de pedido siguen llegando y guardándose en el registro, pero no se crea ningún Pedido de Venta. Es útil durante una puesta en marcha, para comprobar que los avisos llegan antes de dejar que creen documentos.
5 Existencias

La tienda muestra lo que Sphere ERP puede prometer

Al terminar esta sección sabrá qué número exacto se publica como existencias, cuándo se publica y cómo actualizarlo tras un cambio en el almacén.

El peor error de una tienda online es vender lo que ya no hay. Por eso Sphere ERP no publica el saldo bruto del almacén, sino la cantidad publicable: lo que hay físicamente en todos los almacenes, descontando lo que ya está comprometido en pedidos de venta.

Existencias físicas todos los almacenes 24 − Comprometido reservado a Pedidos de Venta 6 = Cantidad publicable entera, nunca negativa 18 las fracciones se redondean hacia abajo Tienda localización 18 — cuándo se publica — Al pulsar «Sincronizar Productos» justo después de publicar cada producto, se fija su cantidad Al pulsar «Sincronizar Stock» recorre todos los productos vinculados y fija su cantidad actual

Fig. 5 · La cantidad publicable y los dos momentos en que se envía a la tienda.

Qué se envía y cómo

El botón Sincronizar Stock, sobre la tienda, recorre todos los productos ya vinculados y envía su cantidad publicable actual. Es el paso a dar tras una recepción de mercancía, un ajuste de inventario o cualquier cambio de almacén que se quiera ver reflejado en la web. Al terminar muestra cuántos productos procesó.

Ejemplo. Entra un albarán de proveedor con 36 botellas más de Crianza: en el almacén hay ahora 54, con 6 comprometidas al pedido #1001. Al pulsar Sincronizar Stock, la tienda pasa a mostrar 48 disponibles.
6 Registro de avisos y reproceso

Nada se pierde: cada aviso queda guardado y se reintenta

Al terminar esta sección entenderá qué pasa entre que la tienda envía un aviso y el pedido aparece en Sphere ERP, por qué un aviso puede quedar fallido y cómo se recupera solo.

Un aviso automático puede llegar en un momento en que aún no existe el vínculo del producto, o cuando falta un dato de configuración. Sphere ERP no lo descarta: lo guarda en un registro, lo procesa en segundo plano y, si falla, lo vuelve a intentar con esperas cada vez más largas.

Llega el aviso se verifica la autenticidad Pendiente guardado en el registro ~30 s En proceso se lee el pedido y se crea correcto Procesado con fecha de proceso error Fallido guarda el motivo y el intento se reintenta Esperas entre intentos (hasta 8 intentos) 30 s · 1 min · 5 min · 15 min · 1 h · 6 h · 24 h · 24 h tiempo de sobra para corregir un vínculo o un dato de la ficha Qué guarda cada aviso Tienda de origen y tipo de aviso Pedido o recurso al que se refiere Estado, número de intentos Recibido el · último intento · procesado el Próximo intento previsto Último error, en texto Un aviso repetido por la tienda se reconoce y se descarta.

Fig. 6 · Los estados de un aviso y el ciclo de reintentos.

Qué significa cada estado

EstadoSignificadoQué hacer
PendienteEl aviso llegó, se verificó que viene de la tienda y espera su turno. Se procesa en menos de un minuto.Nada. Es el estado normal durante unos segundos.
En procesoSphere ERP está leyendo el pedido de la tienda y creando el Pedido de Venta.Nada.
ProcesadoTerminó bien: el Pedido de Venta existe (o el aviso no requería crear nada, como una actualización de un pedido que ya había entrado).Buscar el pedido en Ventas › Pedidos de Venta por su Documento de Referencia.
FallidoEl intento no pudo completarse: falta el vínculo de un producto, el pedido no trae cliente y la tienda no tiene cliente por defecto, o la tienda no respondió. Se guarda el motivo y se programa el siguiente intento.Corregir la causa (marcar el producto como web y sincronizar, indicar el cliente por defecto…). El siguiente intento lo recoge solo.
Qué se ve en la ficha
«Último aviso recibido»
La ficha de la tienda actualiza este campo cada vez que llega un aviso. Si un pedido hecho en la web no aparece y esta fecha no se movió, la tienda no está avisando: Verify Webhooks vuelve a registrar los avisos.
Qué se ve en el pedido
El vínculo del pedido
Para cada pedido de la tienda, Sphere ERP guarda su número, el Pedido de Venta al que dio lugar, su estado de pago y de envío en la tienda, la fecha de importación y, si algo falló, el motivo. Es lo que impide que un mismo pedido entre dos veces.
Qué es una «desinstalación». Si desde el panel de Shopify se retira el acceso de Sphere ERP a la tienda, la tienda envía un último aviso. Sphere ERP desmarca Activa en la ficha y lo anota en Notas con la fecha. Para volver a conectar, se introducen las nuevas claves y se repite el alta.
7 Referencia rápida

Qué se sincroniza, cuándo, y qué botón lo hace

Qué viaja, en qué sentido y cuándo

InformaciónSentidoCuándoDetalle
ProductosERP → tiendaAl pulsar Sincronizar ProductosCódigos de Línea activos con «Es Producto Web»: título, referencia (SKU), código de barras, precio de venta, descripción larga del artículo. Crea o actualiza.
ExistenciasERP → tiendaAl publicar productos y al pulsar Sincronizar StockCantidad publicable (física menos comprometida), en la localización de la tienda.
PedidosTienda → ERPAutomático, al confirmarse el pedido en la tiendaAviso + lectura completa del pedido. Crea el Pedido de Venta con cliente, punto de venta, líneas y descuentos.
ClientesTienda → ERPCon cada pedidoSe reconoce por correo o nombre; si es nuevo, se crea como Cliente potencial con nombre y correo.
CancelacionesTienda → ERPAutomático, al cancelar en la tiendaEl Pedido de Venta pasa a Cerrado con anotación en Comentarios.
DevolucionesTienda → ERPAutomático, al crearse en la tiendaQueda en el registro de avisos. La factura rectificativa la emite administración.
DesinstalaciónTienda → ERPAutomáticoLa tienda se desactiva en Sphere ERP y se anota en Notas.

Acciones disponibles sobre una tienda

BotónQué haceQué muestra al terminar
Probar ConexiónComprueba la clave de acceso contra la tienda.Nombre de la tienda, moneda e impuestos incluidos; o el error.
Verify WebhooksRegistra en la tienda los avisos automáticos que falten y actualiza «Avisos registrados el».Cuántos avisos creó y cuántos ya estaban.
Sincronizar ProductosPublica o actualiza en la tienda todos los Códigos de Línea web activos, y fija sus existencias.Cuántos productos procesó.
Sincronizar StockEnvía la cantidad publicable actual de todos los productos vinculados.Cuántos productos procesó.

Estados del vínculo de un pedido

SituaciónCómo queda en Sphere ERP
Pedido importadoVínculo con «procesado» marcado, número del pedido, Pedido de Venta y Documento de Referencia SHOP-#…, fecha de importación, estado de pago y de envío en la tienda.
Importación fallidaVínculo sin «procesado», con el motivo del fallo y la fecha del último intento. El registro de avisos lo reintenta.
Cancelado en la tiendaEstado de pago «cancelled» en el vínculo; el Pedido de Venta pasa a Cerrado.
Con importación automática desactivadaEl aviso se guarda como procesado sin crear Pedido de Venta.
Otras tiendas. La misma funcionalidad de comercio electrónico de Sphere ERP cubre también MercadoLibre y Tiendanube, con el mismo principio: el ERP manda sobre el catálogo y las existencias, y la tienda sobre los pedidos. La regla de la cantidad publicable es común a todas.
8 Guía de prueba paso a paso

Conectar, publicar, vender y ver el pedido llegar

Al terminar esta guía habrá recorrido el ciclo completo con Bodegas Tramuntana: tienda conectada, producto publicado, pedido de prueba hecho en la web, Pedido de Venta en Sphere ERP, albarán, factura y existencias actualizadas en la tienda. Necesita un usuario con acceso a Ventas, Stock y al menú Shopify, y acceso al panel de administración de la tienda.

Pasos completados: 0 / 20
01

Comprobar que la integración está activa

Sphere Web › menú principal

Pasos

  1. Entre en Sphere Web con su usuario.
  2. Busque en el menú el grupo Shopify.

Qué se ve

  • El menú Shopify aparece con la entrada Tienda Shopify. Si no aparece, la funcionalidad de comercio electrónico no está activa en el contrato de la empresa: hable con su contacto comercial.
02

Obtener las claves de la tienda

Panel de administración de Shopify

Pasos

  1. Desde el panel de administración de la tienda, cree el acceso para Sphere ERP y obtenga su clave de acceso y su clave secreta.
  2. Anote el dominio de la tienda: bodegas-tramuntana.myshopify.com.

Qué se ve

  • Tiene a mano dominio, clave de acceso y clave secreta. Trátelas como una contraseña.
03

Preparar el cliente y el punto de venta por defecto

Ventas › Clientes · Configuración › Punto de Venta

Pasos

  1. En Ventas › Clientes, compruebe que existe un cliente genérico para ventas web, por ejemplo Consumidor final web. Si no, créelo.
  2. Compruebe que existe el Punto de Venta con el que quiere numerar los pedidos de la web, por ejemplo Tienda online.

Qué se ve

  • Ambos aparecen en sus listas y están disponibles para elegirlos en la ficha de la tienda.
04

Dar de alta la tienda

Shopify › Tienda Shopify › Nuevo

Pasos

  1. Botón Nuevo.
  2. Código: SHOPIFY-TRAMUNTANA. Nombre: Bodegas Tramuntana.
  3. Dominio de la tienda: bodegas-tramuntana.myshopify.com.
  4. Clave de acceso y Clave secreta: las del paso 02.
  5. Punto de venta por defecto: Tienda online. Cliente por defecto: Consumidor final web.
  6. Marque Activa y Importar pedidos automáticamente. Guardar.

Qué se ve

  • La tienda aparece en la lista de Tienda Shopify con su código y su dominio.
  • Las dos claves se muestran ocultas.
05

Probar la conexión

Tienda seleccionada › botón Probar Conexión

Pasos

  1. Con la tienda seleccionada, pulse Probar Conexión.

Qué se ve

  • Un mensaje con el nombre de la tienda, su moneda (EUR) y si los precios llevan impuestos incluidos.
  • Si el mensaje indica que no pudo leer la tienda, revise el dominio y la clave de acceso.
06

Registrar los avisos automáticos

Tienda seleccionada › botón Verify Webhooks

Pasos

  1. Con la tienda seleccionada, pulse Verify Webhooks.
  2. Abra la ficha de la tienda y compruebe sus campos informativos.

Qué se ve

  • Un mensaje con los avisos creados (la primera vez, 5) y los que ya estaban (0).
  • En la ficha, Avisos registrados el tiene fecha y hora de hoy.
  • La ficha tiene informada la Localización de existencias: es donde se publicarán las cantidades.
07

Preparar el artículo

Stock › Configuración › Artículo

Pasos

  1. Abra (o cree) el artículo Tramuntana Crianza 2021.
  2. Escriba una Descripción Larga: «Crianza de 12 meses en barrica de roble francés. Manto Negro y Cabernet.» Será la descripción del producto en la tienda.
  3. Compruebe que el artículo tiene su tipo de IVA (21 %) configurado.
  4. Guardar.

Qué se ve

  • El artículo tiene descripción larga y su pestaña Códigos de Línea muestra al menos una presentación.
08

Marcar el Código de Línea como producto web

Stock › Configuración › Código de Línea

Pasos

  1. Abra el Código de Línea del artículo (la botella de 75 cl).
  2. Descripción: Tramuntana Crianza 2021, 75 cl. Código de Referencia: TRA-CR21. Código de Barras: 8412345678905.
  3. Precio de Venta: 18,90 €.
  4. Marque Es Producto Web. Guardar.

Qué se ve

  • En la lista de Códigos de Línea, la columna Es Producto Web aparece marcada para TRA-CR21.
09

Tener existencias en el almacén

Compras › Albarán de Proveedor

Pasos

  1. Si el artículo no tiene existencias, registre una entrada: un albarán de proveedor de 24 botellas, tal como se explica en la guía de almacén.
  2. Abra el artículo y compruebe Stock Actual.

Qué se ve

  • Stock Actual del artículo: 24.
10

Publicar el catálogo en la tienda

Shopify › Tienda Shopify › botón Sincronizar Productos

Pasos

  1. Seleccione la tienda y pulse Sincronizar Productos.
  2. Abra la ficha de la tienda.

Qué se ve

  • Un mensaje con el número de productos procesados (1, si sólo marcó el Crianza).
  • En la ficha, Última sincronización tiene fecha y hora de ahora.
11

Comprobar el producto y sus existencias en la tienda

Panel de administración de Shopify › Productos

Pasos

  1. En el panel de la tienda, abra el producto «Tramuntana Crianza 2021, 75 cl».
  2. Revise título, descripción, SKU, código de barras, precio y cantidad disponible.

Qué se ve

  • Producto activo, con una variante: SKU TRA-CR21, precio 18,90, código de barras 8412345678905.
  • La descripción larga del artículo como descripción del producto.
  • Cantidad disponible en la localización de la tienda: 24.
12

Hacer un pedido de prueba en la tienda

Tienda online › comprar como cliente

Pasos

  1. En la tienda, compre 6 botellas de Tramuntana Crianza como una clienta nueva: Marta Ferrer, correo marta.ferrer@ejemplo.es, dirección en Palma.
  2. Escriba una nota en el pedido: «Entregar por la tarde».
  3. Confirme el pedido. La tienda le asigna un número, por ejemplo #1001.

Qué se ve

  • En el panel de la tienda, el pedido #1001 por 113,40 € (6 × 18,90 €).
13

Ver llegar el aviso

Shopify › Tienda Shopify › ficha de la tienda

Pasos

  1. Vuelva a Sphere Web y abra la ficha de la tienda.
  2. Espere un minuto y actualice la vista.

Qué se ve

  • Último aviso recibido muestra la hora del pedido de prueba: la tienda avisó.
14

Encontrar el Pedido de Venta

Ventas › Pedidos de Venta

Pasos

  1. Abra Ventas › Pedidos de Venta y busque el Documento de Referencia SHOP-#1001.
  2. Abra el pedido y revise cabecera, líneas y comentarios.

Qué se ve

  • Cliente: Marta Ferrer. Punto de Venta: Tienda online. Fecha: la del pedido en la tienda.
  • Razón Social Genérica: Marta Ferrer. Dirección Genérica: la dirección de facturación del pedido.
  • Una línea: 6 × Tramuntana Crianza 2021, 75 cl a 18,90 €. Totales con IVA 21 % según el artículo.
  • Comentarios: «Entregar por la tarde» y una línea con el número #1001, su estado de pago y de envío en la tienda y la moneda.
15

Completar el cliente potencial

Ventas › Clientes

Pasos

  1. Abra la ficha de Marta Ferrer.
  2. Complete los datos fiscales (NIF, dirección fiscal) y desmarque Cliente potencial cuando estén completos. Guardar.

Qué se ve

  • La ficha se creó con Nombre y Correo Electrónico del pedido y con Cliente potencial marcado.
  • Tras completarla, el cliente queda listo para facturar.
16

Generar el albarán

Ventas › Pedidos de Venta › botón Albarán

Pasos

  1. Seleccione el pedido SHOP-#1001 y pulse Albarán.
  2. Abra el albarán generado en Ventas › Albaranes.

Qué se ve

  • Un albarán con las 6 botellas para Marta Ferrer; en su pestaña de movimientos, la salida de 6 unidades.
  • El artículo pasa a Stock Actual 18.
17

Facturar

Ventas › Albaranes › botón Factura

Pasos

  1. Seleccione el albarán y pulse Factura.
  2. Abra la factura en Ventas › Facturas y revise sus totales y su asiento.

Qué se ve

  • Factura a Marta Ferrer por 6 botellas, con su IVA al 21 % y su asiento contable, como en cualquier venta (ver la guía de ventas).
18

Actualizar las existencias en la tienda

Shopify › Tienda Shopify › botón Sincronizar Stock

Pasos

  1. Seleccione la tienda y pulse Sincronizar Stock.
  2. En el panel de la tienda, vuelva a abrir el producto.

Qué se ve

  • Mensaje con el número de productos procesados.
  • En la tienda, la cantidad disponible es ahora 18.
19

Cambiar existencias en el ERP y verlas en la tienda

Compras › Albarán de Proveedor · Shopify › Sincronizar Stock

Pasos

  1. Registre una nueva entrada de 36 botellas (albarán de proveedor). Stock Actual pasa a 54.
  2. Vuelva a la tienda en Sphere Web y pulse Sincronizar Stock.

Qué se ve

  • En el panel de la tienda, la cantidad disponible del Crianza es 54 (o 54 menos lo que esté comprometido en otros Pedidos de Venta abiertos).
20

Cambiar un precio y cancelar un pedido

Código de Línea · Sincronizar Productos · panel de Shopify

Pasos

  1. Suba el Precio de Venta de TRA-CR21 a 19,90 € y pulse Sincronizar Productos sobre la tienda.
  2. Haga un segundo pedido de prueba en la tienda (#1002) y, una vez que aparezca en Sphere ERP, cancélelo desde el panel de la tienda.
  3. Al cabo de un minuto, abra SHOP-#1002 en Ventas › Pedidos de Venta.

Qué se ve

  • En la tienda, el mismo producto (no uno nuevo) pasa a 19,90.
  • El Pedido de Venta SHOP-#1002 está Cerrado y en Comentarios tiene la anotación de cancelación con su fecha.
Ciclo completo. Ha visto el catálogo salir del ERP, un pedido entrar desde la web sin teclear nada, seguirlo hasta la factura y el asiento, y las existencias volver a la tienda actualizadas. A partir de aquí, la rutina diaria es: publicar cuando cambie el catálogo, sincronizar existencias cuando cambie el almacén, y atender los Pedidos de Venta como cualquier otro.