Cómo Sphere ERP lee albaranes, facturas y tickets de proveedor con un proveedor principal de inteligencia artificial y respaldo pasivo automático; cómo identifica al proveedor, aprende sus referencias de artículo, alimenta las existencias, ejecuta la conciliación a tres puntas y contabiliza el consumo de IA por empresa.
Esta guía recorre de punta a punta la entrada documental automatizada y se complementa con Conciliación de compras en Sphere ERP y Gestión de almacén en Sphere ERP.
En la operación diaria de una empresa, los documentos de compra no llegan por un solo sitio: el repartidor entrega un albarán en papel en la puerta del almacén, administración recibe facturas en PDF por correo electrónico, y dirección paga tickets de gastos con tarjeta. Sphere ERP reúne todos esos canales en un único circuito de lectura, validación y confirmación.
Sphere ERP trabaja con un proveedor activo único para cada empresa. En lugar de encadenar múltiples lecturas sobre el mismo papel —lo que multiplicaría el tiempo de espera y el coste—, toda la extracción visual y estructuración la realiza el proveedor principal elegido. Si se configuran las credenciales de un segundo proveedor, éste queda en respaldo pasivo.
Diagrama 1 · Operación con proveedor único y conmutación automática al respaldo pasivo en caso de fallo.
Lee fotografías de móvil con sombras o arrugas y PDFs de varias páginas en una sola llamada, extrayendo cabecera, líneas de detalle, desglose de IVA y referencias a albaranes previos.
Excelente en facturas con tablas complejas, múltiples tipos de IVA, recargo de equivalencia, descuentos en cascada o albaranes con anotaciones impresas en distintas orientaciones.
Permite conectar un procesador de Google Cloud Document AI mediante la cuenta de servicio de la empresa (Proyecto, Ubicación e ID de Procesador). Ideal para grandes volúmenes estandarizados.
En Administración › Configuración de IA se elige el Proveedor de IA principal. Si además se guardan las credenciales de un segundo proveedor, Sphere ERP lo mantiene preparado como respaldo en espera:
Cuando conviven varias empresas en producción, es imprescindible saber con exactitud qué consume cada una. Sphere ERP registra cada operación de inteligencia artificial en la base de datos de la propia empresa en el momento en que ocurre.
| Operación | Qué se mide | Cómo se valora | Qué queda guardado |
|---|---|---|---|
| Lectura OCR con OpenAI o Anthropic | Tokens de entrada (imagen/PDF + instrucciones) y tokens de salida (estructura extraída). | Tarifa oficial vigente del modelo exacto utilizado (por millón de tokens de entrada y de salida). | Empresa, fecha y hora, proveedor, modelo, tokens totales, tiempo de respuesta y coste en USD ($) y EUR (€). |
| Lectura OCR con Google Cloud Document AI | Número de páginas procesadas del documento PDF o imagen. | Tarifa por página procesada en Document AI, con conversión automática a euros. | Empresa, fecha y hora, proveedor (GoogleCloud), procesador, páginas y coste en USD ($) y EUR (€). |
| Clasificación de correo y adjuntos | Tokens empleados al analizar el asunto, cuerpo y adjuntos de los correos del buzón de compras. | Tarifa del modelo de clasificación configurado. | Queda imputado a la empresa dueña del buzón de correo vigilado. |
| Asistente y búsquedas asistidas | Tokens de conversación, análisis de informes y búsquedas enriquecidas de datos de empresa. | Tarifa del modelo de chat o búsqueda utilizado. | Asociado al usuario y a la empresa activa, diferenciando consultas acertadas y reintentos. |
Al recibir un archivo, Sphere ERP determina primero ante qué clase de documento estamos (Factura de proveedor, Albarán de proveedor, Ticket / Factura simplificada o Pedido) y extrae todos sus campos estructurados.
| Comprobación | Qué verifica Sphere ERP | Si encuentra un problema |
|---|---|---|
| 1 · Identificación del proveedor | Busca el NIF del emisor en el padrón de proveedores de la empresa. Si no viene el NIF o no coincide, busca por razón social o nombre comercial. Descarta siempre el NIF de nuestra propia empresa para no confundir nunca al comprador con el vendedor. | Si el documento trae nombre y NIF de un proveedor nuevo, permite darlo de alta desde la misma bandeja. Si el nombre es parecido pero dudoso, propone el más cercano y pide confirmación. |
| 2 · Destinatario correcto | Cuando la empresa tiene activada la exigencia de NIF destinatario, comprueba que la factura recibida venga emitida a nombre y NIF de nuestra empresa. | Bloquea la creación y avisa que la factura pertenece a otro destinatario. |
| 3 · Control de duplicados | Verifica que no exista ya en Compras una factura o albarán del mismo proveedor con el mismo número de documento. | Marca error de duplicado e impide registrar dos veces el mismo papel. |
| 4 · Cuadre matemático e IVA | Comprueba que la suma de los importes netos de las líneas más las cuotas de IVA (21 %, 10 %, 4 % y recargo de equivalencia si aplica) coincida con el total impreso del documento. | Resalta el descuadre de importes para que la persona que revisa corrija la línea o el tipo impositivo antes de generar el documento. |
| 5 · Referencias a albaranes | Detecta menciones en el texto como «s/albarán 118», «Alb. Nº 26-04209» o «Entrega 121» y extrae la lista de números de albarán que la factura dice estar cobrando. | Usa esos números para acotar la conciliación automática contra los albaranes abiertos de ese proveedor. |
| 6 · Resolución de artículos | Cruza cada línea leída contra el catálogo del proveedor y el catálogo de artículos de la empresa. | Las líneas desconocidas quedan marcadas para vincularlas a un artículo existente o crear uno nuevo antes de confirmar. |
El proveedor nunca escribe en su factura el nombre interno que usamos nosotros. Donde nuestro catálogo dice «Patata agria limpia» o «Cerveza artesana 33 cl», el papel del proveedor dice FVE-01123 · PATATA LAVADA GRANEL SACO 25KG o CERV-ART-33 · CAJA 24 BOT. 33CL. El puente entre ambos mundos es la Línea de Proveedor.
Diagrama 2 · Aprendizaje automático en «Compras › Artículos y precios de proveedores» al confirmar un documento OCR.
Confirmar un documento en la bandeja no es guardar una ficha aislada: dispara los motores de almacén, valoración de coste, conciliación de compras, contabilidad y bloqueo preventivo de pagos.
Diagrama 3 · Los dos caminos al confirmar un documento en la bandeja OCR: entrada de mercancía frente a facturación y conciliación.
Sphere ERP separa los dos controles para que cada equipo responda por lo que tiene delante:
Al generar una factura desde la bandeja de documentos, Sphere ERP ejecuta automáticamente el motor de conciliación contra los albaranes pendientes del proveedor y clasifica cada línea.
| Situación detectada | Estado de la línea | Efecto sobre el pago | Cómo se resuelve |
|---|---|---|---|
| Coincide con el albarán y con la tarifa (dentro de la tolerancia del proveedor) | Casada | Listo para pulsar Aplicar conciliación y pagar. | Sin pasos adicionales. Al aplicar, el pendiente del albarán se descuenta y si llega a cero el albarán pasa a Cerrado. |
| Se factura más cantidad de la que entró (ej. la factura cobra 20 cajas pero en el albarán entraron 18) | Error · Se factura más de lo recibido | Pago bloqueado. No se permite emitir Orden de Pago ni incluirla en una remesa SEPA. | Reclamar factura rectificativa al proveedor, casar con un segundo albarán si faltaba enlazarlo, o Aceptar diferencia… dejando escrito el motivo obligatorio. |
| El precio supera al del albarán o a la tarifa pactada (ej. cobra 30,00 € en vez de 28,80 €) | Motivo pendiente | En modo estricto bloquea hasta justificar; en todos los modos queda en el informe Diferencias de precio de compra. | Pulsar Aceptar diferencia… y escribir el motivo (queda firmado con usuario, fecha y hora) o reclamar al proveedor. |
| Línea de portes, envases o servicio que no pasa por almacén | Sin casar | Espera confirmación de que no requiere albarán. | Seleccionar la línea y pulsar Sin albarán (o Facturar sin albarán en Sphere Mobile). |
Datos para el recorrido: proveedor Distribuciones Bebidas del Sur SL (NIF B41990011), artículos Cerveza artesana 33 cl (caja de 24 botellas, IVA 21 %, tarifa pactada 28,80 €) y Agua mineral 1 l (caja de 12 botellas, IVA 10 %, tarifa pactada 6,00 €).
En Sphere Web, abra Administración › Configuración de IA. Seleccione como Proveedor de IA principal OpenAI (o el proveedor preferido por el cliente), introduzca su clave y elija el modelo gpt-4o-mini o gpt-4o.
En la misma pantalla Configuración de IA, complete las credenciales de un segundo proveedor —por ejemplo Anthropic (claude-sonnet-4-5) o Google Cloud Document AI (Proyecto, Ubicación eu, ID de Procesador y JSON de cuenta de servicio)— manteniendo a OpenAI como proveedor principal.
Pulse la acción Probar conexión en la configuración de IA.
Verifique que exista Distribuciones Bebidas del Sur SL (B41990011) y los artículos Cerveza artesana 33 cl y Agua mineral 1 l. Deje todavía sin cargar el código CERV-ART-33 en Compras › Artículos y precios de proveedores para comprobar cómo aprende el sistema en la primera lectura.
Suba en Flujos de Trabajo › Bandeja de Documentos (o fotografíe desde Capturar documento en Sphere Mobile) el albarán ALB-2026-118 de Distribuciones Bebidas del Sur SL con dos líneas: CERV-ART-33 · Cerveza Artesana Caja 24 bot. (10 cajas a 28,80 €) y AGUA-1L · Agua Mineral Caja 12 bot. (18 cajas a 6,00 €).
Abra el documento en la bandeja. En las dos líneas extraídas, asocie CERV-ART-33 a Cerveza artesana 33 cl (factor 24) y AGUA-1L a Agua mineral 1 l (factor 12). Pulse Validar.
Pulse Generar documento ERP (o Aprobar y crear en el ERP en el móvil) y confirme.
Abra Compras › Artículos y precios de proveedores y filtre por Distribuciones Bebidas del Sur SL.
En Sphere Mobile, abra el albarán ALB-2026-118 y pulse Conciliar recibido. Confirme el conteo de las 10 cajas de cerveza y las 18 cajas de agua.
Suba a la bandeja (o envíe al buzón de compras) el PDF de la factura F-2026-0455 de Distribuciones Bebidas del Sur SL que incluye el texto «Según albarán ALB-2026-118» y las dos mismas líneas (10 cajas de CERV-ART-33 a 28,80 € y 18 cajas de AGUA-1L a 6,00 €; base 396,00 €, IVA 71,28 €, total 467,28 €).
Pulse Generar documento ERP para crear la factura en Compras. Abra la factura F-2026-0455 e intente generar una Orden de Pago antes de aplicar la conciliación.
Desde la factura F-2026-0455, pulse Conciliar con albaranes y luego Aplicar conciliación.
Vuelva a subir el mismo PDF de la factura F-2026-0455 y pulse Validar.
Registre primero un nuevo albarán ALB-2026-124 con 5 cajas de cerveza a 28,80 €. Luego suba por OCR la factura F-2026-0470 que cita el albarán ALB-2026-124 pero cobra las 5 cajas a 30,00 € (+1,20 € por caja) e incluye una segunda línea de Portes de envío por 12,00 €. Genere la factura y abra Conciliar con albaranes.
Seleccione la línea de portes y pulse Sin albarán. Seleccione la línea de cerveza, pulse Aceptar diferencia…, compruebe que sin texto no permite confirmar, escriba «Subida autorizada por compras para entrega urgente», acepte y pulse Aplicar conciliación.
Registre un albarán de 4 cajas de agua y suba una factura que intente cobrar 6 cajas sobre ese albarán. Abra Conciliar con albaranes.
En un entorno de prueba, altere temporalmente la clave del proveedor principal en Configuración de IA dejando intacta la del segundo proveedor en respaldo pasivo, y suba un documento a la bandeja OCR. (Restaure la clave principal al terminar).
Abra las métricas de consumo de IA de la empresa tras haber procesado los documentos anteriores.
Revise las columnas de importe estimado en el listado o resumen mensual de consumo de IA de la empresa.
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