Conciliación de compras en Sphere ERP

· Contenido

Por qué conciliar
El circuito de compras completo
La tarifa del proveedor
Conciliación a tres puntas
Cómo se emparejan las líneas
Los resultados posibles
La Mesa de Conciliación
Efectos: existencias, asiento y pago
Entrada por foto, PDF o correo
Los tres informes
Tolerancias y modos
Guía de prueba paso a paso

Esta guía profundiza el circuito básico que se explica en Del proveedor a la venta. Allí se ve cómo un albarán da entrada a las existencias y cómo se registra la factura; aquí se explica qué pasa cuando la factura y el albarán no dicen lo mismo.

1 Por qué conciliar

Tres formas de perder dinero sin que nadie se dé cuenta

Objetivo de aprendizajeEntender qué riesgo cubre cada comparación que hace Sphere ERP y por qué la conciliación es un paso del circuito y no un control opcional.

Una empresa que compra a decenas de proveedores recibe cada mes cientos de líneas de factura. Sin un control sistemático, tres errores pasan inadvertidos.

Pagar
de más

La factura trae un precio distinto del pactado

El proveedor sube 0,20 € la caja sin avisar, o factura la tarifa general en lugar de la negociada. Línea a línea es poco; sobre un año son cientos de euros. Ej.: la distribuidora de bebidas factura la cerveza a 30,00 € la caja cuando la tarifa pactada es 28,80 €.

Pagar
dos veces

La misma entrega se factura en dos documentos

Un albarán que ya se facturó en la factura del día 15 vuelve a aparecer en la factura mensual. Sin un registro de qué albarán quedó cubierto por qué factura, nadie lo ve. Ej.: el albarán 118 aparece en la factura F-0455 y otra vez en la F-0470.

No
reclamar

Se factura lo pedido, no lo recibido

Se pidieron 20 cajas de agua, llegaron 18 y la factura dice 20. O al revés: el proveedor entregó y nunca facturó, y la deuda aparece meses después de golpe. Ej.: las 2 cajas que faltaron se pagan igual si nadie compara la factura con lo que entró al almacén.

Lo que hace Sphere ERP. Cada factura de proveedor se enfrenta a los albaranes de ese proveedor que todavía no se han facturado. Línea a línea, comprueba cantidades, precios y tarifa. Cuando todo coincide, cierra los albaranes solo. Cuando no, muestra la diferencia, pide una decisión explícita con motivo y deja escrito quién la tomó y cuándo. Y mientras la factura tenga diferencias sin resolver, no se puede pagar.

El ejemplo que acompaña toda la guía

Un restaurante, La Taberna del Puerto SL, compra bebidas a una distribuidora, Distribuciones Bebidas del Sur SL. Dos artículos:

Artículo 1 · IVA 21 %

Cerveza artesana 33 cl

Se compra por caja de 24 botellas. Tarifa pactada: 28,80 € la caja (1,20 € la botella).

Artículo 2 · IVA 10 %

Agua mineral 1 l

Se compra por caja de 12 botellas. Tarifa pactada: 6,00 € la caja (0,50 € la botella).

El pedido del mes: 10 cajas de cerveza y 20 cajas de agua. La distribuidora entrega 10 cajas de cerveza y sólo 18 de agua, y unos días después llega la factura. A partir de ahí, cada sección muestra qué hace Sphere ERP con esos números.

2 El circuito de compras completo

Seis documentos, cada uno con un trabajo

Objetivo de aprendizajeReconocer cada documento del menú Compras, saber qué genera al guardarse y en qué estado deja al anterior.

En el menú Compras están todos los documentos del circuito. No es obligatorio usarlos todos: una empresa puede empezar por el albarán o incluso por la factura. Pero cuanto más arriba se empieza, más puntos de comparación tiene la conciliación.

Diagrama 1 · El circuito de compras y dónde entra la conciliación.

Documento (menú Compras)	Qué representa	Qué ocurre al guardarlo	Cómo nace el siguiente
Presupuesto de Proveedor	Una oferta del proveedor, con su campo Estado.	Queda como referencia comercial. No mueve nada.	Con el presupuesto Aprobado, la acción Orden de Compra crea el pedido a partir de los presupuestos seleccionados.
Orden de Compra	Lo que se pidió: artículos, cantidades y precio esperado.	Deja cantidades pendientes de recibir. Puede marcarse Cerrado.	La acción Albarán crea el albarán de proveedor con las líneas pendientes del pedido.
Albaranes de Proveedor	Lo que realmente entró en el almacén, con el campo Pedido que lo enlaza al pedido.	Genera los movimientos de existencias, recalcula el coste del artículo y actualiza el Precio de Coste del artículo en la tarifa del proveedor. Muestra Cantidad Pendiente de facturar.	La acción Factura de Proveedor crea la factura desde los albaranes seleccionados. O la factura llega suelta (a mano, por foto o por correo) y se concilia después.
Factura de Proveedor	Lo que el proveedor cobra. Campo Sin Albarán para conceptos que no pasan por almacén.	Genera el asiento de compra e IVA. Si tiene condiciones de pago automáticas y saldo pendiente, genera la orden de pago.	Acción Conciliar con albaranes. Al aplicar la conciliación, los albaranes cubiertos quedan Cerrado.
Factura Rectificativa de Proveedor (abono) y Facturas Rectificativas (Cargo)	Un abono devuelve total o parcialmente una factura; un cargo añade un importe.	El abono devuelve cantidad facturada al albarán: si estaba cerrado por completo, vuelve a quedar con pendiente.	Desde la factura, con las acciones de conversión a rectificativa.
Orden de Pago	El pago al proveedor, aplicado a una o varias facturas.	Descuenta el saldo pendiente de las facturas.	Acción Orden de Pago sobre las facturas con saldo, o automática. Sólo admite facturas con conciliación aplicada.
Artículos y precios de proveedores	La tarifa pactada con cada proveedor, artículo por artículo (ficha Línea de Proveedor).	Es lo que la conciliación usa para comparar el precio facturado con el acordado.	Se carga a mano, por importación, o la aprende Sphere ERP de los documentos revisados por foto o correo.

Los tres estados del albarán. Un albarán de proveedor nace pendiente de facturar. Cuando una factura cubre parte de sus líneas pasa a parcial, y cuando la suma de lo facturado alcanza lo recibido pasa a facturado y la casilla Cerrado se marca sola. Si se hace un abono, vuelve atrás. Además existen dos marcas manuales: Albarán no facturable (entregas que nunca tendrán factura, como muestras) y el cierre manual. Un albarán con cualquiera de esas marcas deja de ser candidato para conciliar.

3 La tarifa del proveedor

El precio pactado vive en la Línea de Proveedor

Objetivo de aprendizajeSaber qué campos de la ficha Línea de Proveedor alimentan la conciliación y cuáles sirven para convertir unidades.

Comparar la factura sólo contra el albarán deja un agujero: si el albarán ya llegó con el precio equivocado, factura y albarán coinciden y nadie lo nota. Por eso Sphere ERP compara también contra la tarifa pactada, que se guarda en Compras › Artículos y precios de proveedores.

Campo de la Línea de Proveedor	Qué es	Ejemplo (cerveza artesana)
Proveedor y Artículo	El par que identifica la fila. Un artículo puede tener una fila por cada proveedor que lo vende.	Distribuciones Bebidas del Sur SL · Cerveza artesana 33 cl
Código de Proveedor	El código con el que el proveedor nombra el artículo en sus papeles. Es lo primero que se mira al leer una factura por foto o correo.	CERV-ART-33
Nombre del Proveedor	La descripción tal como la escribe el proveedor.	Cerveza Artesana Botella 33cl caja 24
Unidad de Proveedor y Factor de Conversión	En qué unidad vende el proveedor y cuántas unidades de almacén trae cada una. Es lo que convierte cajas en botellas al dar entrada a existencias.	Caja · 24
Precio Unitario, Factor y descuentos (Descuento 1, 2 y 3)	El precio de tarifa y los descuentos pactados. De ahí salen Precio Final y Precio Unitario Final, que es la tarifa contra la que se compara la factura.	28,80 € · sin descuento → Precio Unitario Final 28,80 €
Precio de Coste	El último precio al que realmente se recibió el artículo. Lo actualiza cada albarán al guardarse.	28,80 € tras el albarán del mes
Lista de Precios, Moneda, Fecha de Expiración	Acotan la vigencia: una tarifa caducada o en otra moneda no se usa para comparar.	Tarifa base · EUR · sin caducidad

Sin tarifa no hay diferencia. Que un artículo no tenga tarifa pactada con ese proveedor es normal y no genera ningún aviso: simplemente esa comparación no se hace. Y si para un mismo artículo y proveedor hubiera dos filas con precios distintos sin lista de precios que las distinga, Sphere ERP no elige una al azar: tampoco compara. Conviene mantener una sola tarifa vigente por artículo y proveedor.

4 Conciliación a tres puntas

Pedido, albarán y factura: qué se compara con qué

Objetivo de aprendizajeDistinguir las cuatro comprobaciones que hace Sphere ERP sobre cada línea de factura y en qué orden.

La conciliación se dispara sobre la factura de proveedor. Toma como candidatos todos los albaranes de ese proveedor con algo pendiente de facturar, del último año, y enfrenta cada línea de la factura contra ellos.

Diagrama 2 · Las cuatro comprobaciones sobre cada línea de factura y sus tres desenlaces.

Las cuatro comprobaciones, en orden

Cantidad. La cantidad facturada no puede superar lo que queda pendiente en la línea de albarán (más la tolerancia de cantidad). Si lo supera, la línea queda con «Se factura más de lo recibido», que es un error: la factura no se puede aplicar hasta resolverla. Facturar menos de lo recibido es legítimo: la línea casa, y el resto del albarán queda pendiente para una factura posterior.
Moneda. Si la factura y el albarán están en monedas distintas, se avisa con «La moneda no coincide» y no se comparan precios.
Precio contra el albarán. Se compara el precio neto de la línea de factura (precio menos descuento) con el precio neto de la línea de albarán. Fuera de tolerancia, la línea muestra «Precio por encima del albarán» o «Precio por debajo del albarán», con el valor esperado, el facturado y la diferencia por unidad.
Precio contra la tarifa pactada. Independiente de la anterior: si el artículo tiene tarifa vigente con ese proveedor, se compara el precio neto facturado con esa tarifa. El resultado es siempre un aviso: «Precio por encima de la tarifa pactada» o «por debajo». Aunque el albarán y la factura coincidan, aquí se ve si el precio ya venía mal desde la recepción.

El pedido se compara al recibir, no al facturar. La orden de compra deja cantidades pendientes de recibir, y el albarán generado con la acción Albarán toma justamente esas líneas. La conciliación de la factura trabaja contra el albarán, porque es el documento que dice qué entró de verdad. Si se pidieron 20 cajas de agua y llegaron 18, el albarán dice 18 y una factura de 20 cajas queda bloqueada.

Con los números del ejemplo

La factura F-2026-0455 trae 10 cajas de cerveza a 30,00 € y 18 cajas de agua a 6,00 €. Base cerveza 300,00 € más IVA 21 % (63,00 €); base agua 108,00 € más IVA 10 % (10,80 €). Total: 481,80 €. La conciliación dice:

Cerveza: cantidad correcta (10 de 10 pendientes). Precio 30,00 € frente a 28,80 € del albarán → «Precio por encima del albarán», diferencia +1,20 € por caja. Y frente a la tarifa pactada de 28,80 € → «Precio por encima de la tarifa pactada».
Agua: cantidad correcta (18 de 18), precio 6,00 € igual al albarán y a la tarifa → «Emparejada».

Si la factura hubiera venido a 28,80 € la cerveza, el total sería 288,00 + 60,48 + 108,00 + 10,80 = 467,28 € y las dos líneas quedarían emparejadas sin nada que decidir.

5 Cómo se emparejan las líneas

Antes de comparar, hay que saber qué línea va con cuál

Objetivo de aprendizajeConocer la cascada de emparejamiento y por qué la columna Emparejada dice cómo se llegó a cada pareja.

La factura del proveedor no viene con los códigos de Sphere ERP. Trae sus propios códigos y sus propias descripciones, a veces abreviadas. Sphere ERP prueba varias formas de emparejar, de la más segura a la menos, y anota cuál usó.

Diagrama 3 · Primero se acotan los albaranes; después cada línea baja por la cascada hasta el primer acierto.

Columna «Emparejada»

Dice cómo se llegó a la pareja

Sus valores: elegido a mano, por el albarán declarado en la factura, por artículo, por código del proveedor y por descripción parecida. No da la misma confianza casar por el número de albarán impreso que por parecido de texto; la columna Confianza lo cuantifica.

Una factura, varios albaranes

La factura mensual

Si la factura cita varios albaranes («s/albaranes 118, 121 y 124»), cada línea se busca entre ellos. Cada línea de factura se enlaza con una línea de albarán, y cada línea de albarán se consume una sola vez: cuando la factura mensual repite un artículo entregado en dos albaranes, conviene que traiga una línea por entrega, y cada una casará con la suya, empezando por la que tiene el pendiente más cercano a la cantidad facturada.

6 Los resultados posibles

Cada línea termina en un resultado, y cada resultado tiene una salida

Objetivo de aprendizajeReconocer cada texto de la columna Diferencia, saber si bloquea y qué acción corresponde.

La conciliación distingue tres gravedades. Informativa: no hay nada que hacer. Aviso: hay que verlo, pero no impide aplicar. Error: bloquea la aplicación hasta que una persona lo resuelva.

Diagrama 4 · Árbol de decisión de la conciliación para cada línea de factura.

Texto en la columna «Diferencia»	Gravedad	Qué significa	Qué hacer
(vacío) · Estado Emparejada	Informativa	La línea casó con una línea de albarán y cantidad, precio y tarifa coinciden dentro de tolerancia.	Nada. Al aplicar, el pendiente del albarán se descuenta.
Se factura más de lo recibido	Error	La cantidad facturada supera lo que queda pendiente en el albarán. Se muestra el pendiente real como valor esperado.	Comprobar si faltó registrar una entrega. Corregir la factura, Casar con albarán con otra entrega, o Aceptar diferencia… con motivo si se decide pagar igual.
Precio por encima del albarán / por debajo del albarán	Aviso (Error en modo estricto)	El precio neto facturado difiere del precio neto de la línea de albarán más allá de la tolerancia. Se ven esperado, facturado y diferencia por unidad.	Por encima: reclamar al proveedor o Aceptar diferencia… con motivo. Por debajo: suele ser un descuento; aceptar con motivo.
Precio por encima de la tarifa pactada / por debajo	Aviso	El precio facturado se aparta de la tarifa de la Línea de Proveedor. Aparece aunque factura y albarán coincidan.	Revisar si la tarifa quedó vieja (actualizarla) o si el proveedor cobra de más (reclamar). Queda en el informe de diferencias de precio.
Sin línea de albarán que le corresponda	Error (Aviso en modo permisivo)	Ninguna línea de albarán del proveedor se parece lo suficiente. Típico de portes, cargos o servicios.	Casar con albarán si la pareja existe y el emparejamiento no la encontró; Sin albarán si el concepto no pasa por el almacén.
La moneda no coincide	Error	Factura y albarán están en monedas distintas; los precios no se comparan.	Corregir la moneda del documento equivocado y volver a conciliar.
El proveedor no tiene albaranes abiertos	Error	No hay ningún albarán del proveedor con pendiente de facturar (del último año).	Si falta registrar la entrega, registrarla primero. Si la factura es de servicios, marcar las líneas Sin albarán.
La línea de albarán elegida no tiene nada pendiente	Error	La línea que se había elegido a mano ya fue facturada por otro documento.	Elegir otra línea o dejarla sin albarán.
Recibido pero no facturado (se ve como Pendiente en el cuadro de albaranes, no en la columna Diferencia)	Informativa	Una línea de albarán del proveedor queda con pendiente después de esta factura. Una factura parcial es legítima.	Nada ahora. Esa cantidad esperará la próxima factura y aparece en el informe de albaranes pendientes.

Las salidas que tiene la persona

Sobre cada línea de la conciliación hay un conjunto fijo de decisiones. Todas quedan firmadas con usuario y fecha.

Acción	Deja la línea en	Cuándo usarla
Casar con albarán	Casada, o Motivo pendiente si al casarla aparece una diferencia	Cuando el emparejamiento automático no acertó o no encontró pareja. Sólo se ofrecen líneas del mismo proveedor y empresa con pendiente.
Aceptar diferencia…	Aceptada con motivo	Cuando la diferencia es correcta y se decide pagarla. El motivo es obligatorio: sin texto, el botón de aceptar no se habilita.
Sin albarán	Sin albarán	Portes, cargos, servicios: conceptos que nunca estuvieron en un albarán.
Desvincular	Sin casar	La pareja propuesta es incorrecta y se quiere elegir otra o dejarla pendiente.
Volver a pendiente	Sin resolver	Deshace una decisión. Borra el motivo, el usuario y la fecha de la decisión anterior: no queda una firma colgando de algo que ahora está sin resolver.

7 La Mesa de Conciliación

Dónde se revisa, se decide y se aplica

Objetivo de aprendizajeMoverse por la pantalla Conciliación de factura de compra: sus dos cuadros, el campo Qué falta para aplicar y los botones Guardar revisión y Aplicar conciliación.

Hay dos formas de llegar. Desde la ficha de una factura de proveedor, con la acción Conciliar con albaranes. O desde la bandeja Conciliación de facturas de compra del menú Compras, que lista las facturas con el filtro Estado: Pendientes de conciliar o aplicar, Aplicadas o Todas; la acción Conciliar abre la elegida.

La pantalla

Cabecera: Factura, Proveedor, Estado (Pendiente de conciliar, Pendiente de aplicar o Aplicada) y el campo Qué falta para aplicar, que explica en una frase el siguiente paso. Por ejemplo: «Selecciona una línea de factura y pulsa Casar con albarán. Si no corresponde un albarán, elige Sin albarán.» O bien: «Revisión resuelta. Pulsa Aplicar conciliación para confirmar los enlaces con los albaranes.»
Líneas de factura: una fila por línea, con Línea, Descripción, Cantidad, Precio factura, Albarán seleccionado, Precio albarán, Diferencia precio/u., Diferencia, Estado (Casada, Aceptada con motivo, Sin albarán, Rechazada, Motivo pendiente o Sin casar) y Motivo.
Albaranes del proveedor: pendientes y vinculados: las líneas de albarán candidatas, con Albarán, Descripción, Recibido, Facturado, Pendiente y Precio. Es donde se ve qué queda por facturar de cada entrega.
Botones: sobre las líneas, Casar con albarán, Aceptar diferencia…, Desvincular, Sin albarán y Volver a pendiente. Sobre el conjunto, Guardar revisión, Aplicar conciliación, Actualizar conciliación y Bandeja de facturas.

Diagrama 5 · Estados de una línea en la Mesa de Conciliación y qué acción los cambia.

Guardar y aplicar no son lo mismo

Guardar revisión deja escritas las decisiones tomadas hasta el momento sin tocar la factura ni los albaranes: se puede cerrar la pantalla y retomarla otro día; las decisiones no se pierden ni se pisan al recalcular. Al guardar, Sphere ERP avisa: «Revisión guardada. Quedan diferencias pendientes: revisa Qué falta para aplicar.» o «Revisión resuelta. Ya puedes aplicar la conciliación.»

Aplicar conciliación es el paso que convierte la revisión en hecho. Sólo se habilita cuando ninguna línea queda Sin resolver ni Rechazada (si no, el botón explica «Resuelve todas las líneas antes de aplicar»). Al aplicar:

Cada línea de factura queda enlazada a su línea de albarán; las marcadas Sin albarán quedan sin enlace.
La cantidad facturada de cada albarán se actualiza. Los albaranes que quedan facturados del todo pasan a Cerrado. Los parciales conservan su Cantidad Pendiente.
La conciliación pasa a estado Aplicada, con Aplicada el, Revisada por y Revisada el. A partir de ahí es un hecho consumado: se consulta, no se retoca.
La factura queda habilitada para pagarse.

La factura no puede cambiar por debajo. Si alguien modifica la factura (una cantidad, un precio, una línea) después de abrir la conciliación, Sphere ERP lo detecta al guardar o aplicar: «La factura cambió desde que la abriste. Actualiza antes de continuar.» Y si cambia después de aplicada, la factura vuelve a quedar bloqueada para el pago hasta que se revise y se aplique de nuevo. Una factura ya comunicada a la autoridad fiscal no se puede modificar, y por tanto tampoco conciliar de nuevo.

Lo que queda registrado. Cada conciliación se guarda como un documento propio, Conciliación de factura de compra, con Estado (Borrador, Revisada, Aplicada o Rechazada), Creada el, Revisada por, Revisada el, Aplicada el, la casilla Tiene diferencias sin resolver y sus Líneas: para cada una, Línea de albarán, Cantidad, Importe, Emparejada (el método), Confianza, Diferencia, Gravedad, Esperado, el valor facturado, la resolución, el motivo, quién resolvió y cuándo. Es lo que permite contestar meses después: «¿por qué aceptamos pagar 1,20 € más por caja en esta factura, y quién lo decidió?».

La misma conciliación en Sphere Mobile

En Sphere Mobile, la ficha de una factura de compra tiene la acción Conciliar con albaranes, que abre Conciliar factura de compra. En pantalla ancha se ven las líneas de la factura a la izquierda y los albaranes pendientes del proveedor a la derecha; en el teléfono, una sola columna, y al tocar una línea se abre su ficha lateral con los candidatos. Cada diferencia se muestra como una etiqueta con el desvío (por ejemplo, «Δ 1,20 por ud.»). Las acciones de línea son las mismas: Cambiar de albarán, Desenlazar del albarán, Aceptar la diferencia… (con la pregunta «¿Por qué se acepta esta diferencia?»), Facturar sin albarán y Volver a dejarla sin resolver. El botón Registrar factura queda desactivado mientras haya diferencias marcadas, y el motivo se lee al lado. El resultado es idéntico al de Sphere Web porque el emparejamiento es uno solo: conciliar la misma factura desde el móvil o desde el escritorio da la misma propuesta.

8 Efectos: existencias, asiento y pago

Qué documento mueve qué

Objetivo de aprendizajeSaber que la conciliación no vuelve a mover existencias ni a contabilizar: enlaza, cierra y desbloquea el pago.

Diagrama 6 · Cada documento tiene su efecto; la conciliación sólo enlaza, cierra y desbloquea.

Existencias y coste

Las mueve el albarán

Al guardar el albarán entran las unidades convertidas con el Factor de Conversión, se recalcula el coste del artículo según el método de valoración y se actualiza el Precio de Coste en la Línea de Proveedor. La factura y la conciliación no vuelven a tocar nada de esto. Detalle en De la compra a la venta.

Pago

Lo desbloquea la conciliación aplicada

Sphere ERP no deja pagar una factura de proveedor sin conciliación aplicada. Al guardar una orden de pago que la incluya, avisa: «La factura de proveedor '…' no se puede pagar porque aún no tiene conciliación. Revísela y aplique la conciliación primero.» Lo mismo si conserva diferencias bloqueantes o si cambió después de conciliarse. La orden de pago automática por condiciones de pago no se genera, y una remesa de transferencias la deja fuera.

Cuando la factura nace del albarán

Si en lugar de conciliar una factura suelta se genera la factura desde el albarán con la acción Factura de Proveedor, las líneas ya vienen enlazadas y con el precio del albarán. Aun así, si al revisar la factura se cambia un precio o una cantidad por encima de la tolerancia, Sphere ERP lo detecta al guardar: muestra un mensaje que enumera cada diferencia («precio neto 30,00 vs albarán 28,80») y pide un texto en el campo Motivo de la diferencia de precio/cantidad. Sin motivo, la factura no se guarda. Con motivo, se guarda y se rellena Diferencia aceptada el. Si después se corrige el precio y ya no hay diferencia, el motivo se borra solo. Es la misma exigencia de la Mesa de Conciliación, aplicada en la puerta por la que la diferencia podía colarse.

9 Entrada por foto, PDF o correo

El papel del proveedor entra solo y pasa por la misma conciliación

Objetivo de aprendizajeSeguir el recorrido de un documento que llega como imagen: qué reconoce Sphere ERP, qué revisa la persona, qué se crea y qué aprende el sistema.

El albarán o la factura del proveedor no siempre se teclean. Pueden llegar como foto desde Sphere Mobile, como PDF adjunto a un correo, dejados en una carpeta vigilada o subidos a mano. Todas las entradas siguen el mismo camino.

Diagrama 7 · Del papel al documento en Compras: reconocer, proponer, revisar, crear, aprender.

Qué comprueba Sphere ERP antes de proponer el documento

Datos básicos. Una factura necesita número, fecha, total mayor que cero y al menos una línea. Un ticket de caja sólo necesita el comercio y el total. Un albarán, su número y al menos una línea.
Proveedor. Se busca por NIF o por nombre. Si no existe y el papel trae nombre y NIF, se da de alta al confirmar (con Crear proveedor desde OCR en Sphere Mobile). Si el parecido no es exacto, se propone el más cercano y se pide confirmarlo antes de crear nada. El NIF de la propia empresa nunca se toma como NIF del proveedor.
Destinatario. Si la empresa lo exige, el documento tiene que ir dirigido a su propio NIF. Una factura dirigida a otra empresa no se crea.
Artículos. Cada línea se resuelve primero contra el catálogo de ese proveedor (Código de Proveedor y Nombre del Proveedor de sus Líneas de Proveedor) y después contra el catálogo propio. Lo que no se reconoce se marca para que la persona lo vincule a un artículo existente o cree uno nuevo.
Importes. Se comprueba que la suma de líneas más el IVA cuadre con el total impreso, tanto si las líneas vienen con IVA incluido (tickets) como sin él.
Duplicados. Una factura con el mismo número del mismo proveedor ya registrada no se crea dos veces.
Conciliación. Es exactamente el mismo motor de la sección 4: se buscan los albaranes abiertos del proveedor, se acota por los que el papel cita y se emparejan las líneas. Si el proveedor no tiene albaranes abiertos y la empresa lo permite, la factura se crea marcada Sin Albarán.

Dónde se revisa

En Sphere Web, en Flujos de Trabajo › Bandeja de Documentos. Cada elemento tiene las acciones Validar (vuelve a pasar todas las comprobaciones sin crear nada), Aplicar defaults (completa con los valores por defecto de la empresa lo que el escaneo no trajo, marcándolo con un icono de información), Ver original (abre la imagen o el PDF), Generar documento ERP (pide confirmación: «¿Confirmar correcciones y generar el documento en el ERP?») y Rechazar. En Sphere Mobile, Capturar documento saca la foto y la sube; la Bandeja OCR muestra lo reconocido con la lista de puntos a revisar antes de crear, el enlace de cada línea a un artículo y el botón Aprobar y crear en el ERP.

Por qué el sistema aprende. La primera vez que llega un albarán con el código «CERV-ART-33», nadie sabe que es la cerveza artesana: la persona lo vincula a mano. Al confirmar, Sphere ERP escribe ese código y esa descripción en la Línea de Proveedor de ese artículo con ese proveedor, junto con el precio que trae el papel cuando lo trae. El siguiente albarán de la misma distribuidora se reconoce solo. Un código ya cargado a mano en la tarifa no se pisa con lo leído; el precio sí se actualiza, porque el documento es la evidencia más fresca de lo que el proveedor cobra hoy. Los pedidos de compra no enseñan nada: dicen lo que pedimos, no lo que el proveedor entregó ni cobró.

10 Los tres informes

Qué falta facturar, qué está bloqueado, cuánto se paga de más

Objetivo de aprendizajeSaber qué informe abrir para cada pregunta de dirección y qué filtros trae cada uno.

Están en Compras › Informes de Compras. Los tres se acotan por Desde, Hasta y Proveedor; el subtítulo del informe impreso repite con qué filtros se sacó («Todos los proveedores» si no se eligió ninguno). Sin datos, avisan con un texto en lugar de imprimir una hoja en blanco.

Informe	Responde a	Cómo se organiza	Particularidades
Albaranes pendientes de facturar	¿Qué mercancía entró y todavía no tiene factura? ¿Cuánto deberemos cuando llegue?	Por proveedor y, dentro, por antigüedad: Hasta 30 días, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90. Cada línea con recibido, pendiente, precio del albarán e importe estimado.	Trae además el filtro Empresa. Sin fechas por defecto a propósito: un albarán viejo sin facturar suele ser uno que se perdió. Usa la misma definición de «pendiente» que la Mesa de Conciliación: nunca dicen cifras distintas.
Facturas bloqueadas por discrepancia	¿Qué facturas esperan una decisión, desde cuándo y quién las tiene?	Lo más antiguo primero. Por cada factura, la línea que bloquea con su diferencia, el esperado, el facturado, el desvío, quién la revisó y los días bloqueada.	Sólo entran diferencias de gravedad Error sin resolver. Los avisos no aparecen: no bloquean nada.
Diferencias de precio de compra	¿Cuánto se pagó por encima del albarán? ¿Y por encima de la tarifa pactada? ¿Ya venía mal desde la recepción?	Tres columnas separadas: factura frente a albarán, factura frente a tarifa y albarán frente a tarifa, en importe (diferencia por unidad × cantidad). Dos grupos: Dentro de tolerancia y Fuera de tolerancia, cada uno con su total.	La casilla Incluir diferencias dentro de tolerancia viene marcada: una a una parecen despreciables, sumadas sobre un ejercicio no lo son.

Por qué tres columnas y no una. Si el albarán ya llegó con el precio equivocado, factura y albarán cuadran y la primera columna da cero. La diferencia sólo se ve en la tercera, albarán frente a tarifa. Sumarlas en una cifra escondería justo el caso que más dinero cuesta.

11 Tolerancias y modos

Cuánta diferencia se acepta sin avisar, y con qué proveedor

Objetivo de aprendizajeConfigurar en la ficha del proveedor un umbral distinto del general y entender los tres modos.

Un redondeo de un céntimo no es una discrepancia. Sphere ERP aplica una tolerancia antes de marcar cualquier diferencia: la mayor entre un importe absoluto y un porcentaje sobre el valor esperado. La empresa tiene una tolerancia general; cada proveedor puede tener la suya.

Campo en la ficha del proveedor	Qué regula	Ejemplo
Tolerancia de cantidad en conciliación	Cuántas unidades de más admite una línea de factura respecto del pendiente del albarán.	0 → facturar 19 cajas con 18 recibidas es un error.
Tolerancia de importe en conciliación	Cuánta diferencia de precio unitario se ignora (la general es 0,01 €).	0,05 → 28,84 € frente a 28,80 € no avisa; 30,00 € sí.
Tolerancia porcentual en conciliación	Un porcentaje sobre el valor esperado; se toma el mayor entre éste y el absoluto.	2 % → hasta 0,58 € de diferencia en una caja de 28,80 € no avisa.
Modo de conciliación	Cómo de estricto es el motor con ese proveedor. Vacío = el general de la empresa.	Estricto para un proveedor conflictivo; permisivo para uno que factura portes en cada envío.

Estricto

Toda diferencia de precio bloquea

Un precio fuera de tolerancia frente al albarán es un error, no un aviso: no se aplica sin aceptarlo con motivo. Una línea sin albarán también bloquea.

Asistido

El precio avisa, la cantidad y la falta de albarán bloquean

Es el modo habitual. Una diferencia de precio se ve y queda registrada, pero no impide aplicar por sí sola. Facturar más de lo recibido o una línea sin pareja sí bloquean.

Permisivo

Sólo bloquea facturar más de lo recibido

Una línea sin albarán pasa a ser un aviso: útil para proveedores que facturan portes y cargos en cada envío. La cantidad de más sigue siendo un error en todos los modos.

La tarifa siempre avisa, nunca bloquea. Apartarse de la tarifa pactada es información para quien revisa: los precios se renegocian y la tarifa se queda vieja. En cualquier modo aparece como aviso y entra en el informe de diferencias de precio. Lo que no puede es pasar en silencio.

Conciliación de compras: pagar sólo lo que entró, al precio pactado