Escandallos: la receta, el coste y la producción

Esta guía completa a «De la compra a la venta: así se calcula el coste», que explica cómo se valora un artículo que se compra hecho. Aquí se trata el caso de un artículo que se elabora a partir de otros: un plato de carta, un semielaborado de cocina o un producto de una pequeña industria. A lo largo de la guía se sigue un único ejemplo: un restaurante español que sirve paella de verduras, cuyo sofrito es a su vez una elaboración con su propia receta.

La ficha que dice de qué está hecho un plato, y cuánto cuesta hacerlo

Objetivo de esta sección: entender qué gana un restaurante escandallando y de qué partes se compone un escandallo.

Sin un escandallo, el coste de un plato es una opinión. Con él, es una cuenta: se sabe exactamente cuánto cuesta cada ración, se puede fijar el precio de venta con el margen que se quiere ganar, y cuando sube el precio de un ingrediente se ve al instante cuánto sube el plato. El Escandallo es la ficha de Sphere ERP donde se registra esa receta: qué ingredientes lleva, en qué cantidad, cuánta merma se pierde al limpiarlos o cocinarlos, y cuántas raciones rinde el lote completo.

Cada artículo tiene como mucho un escandallo, y se abre con el botón Escandallo desde la propia ficha del artículo — si todavía no existe, Sphere ERP lo crea ya con ese artículo cargado. También se puede llegar por el menú Escandallos › Recetas / Escandallos.

Anatomía del escandallo de «Paella de verduras»: ingredientes con su cantidad y su merma, un semielaborado propio (Sofrito base) entre ellos, mano de obra/estructura y objetivos de calidad.

La merma es la parte del ingrediente que se pierde antes de que llegue al plato: la piel de una patata, el recorte de un pimiento, lo que se evapora al reducir una salsa. Se declara como un porcentaje sobre la cantidad neta que exige la receta, y Sphere ERP la suma automáticamente al calcular cuánto ingrediente hace falta comprar y cuánto cuesta en realidad esa ración. Una cantidad de ingrediente sin unidad, sin artículo o con una unidad que no se puede convertir a la del artículo bloquea el cálculo — con un mensaje que dice exactamente qué línea hay que corregir.

Un semielaborado es un escandallo más, y se explota en cascada

Objetivo de esta sección: entender cómo una elaboración intermedia (un sofrito, un fondo, una salsa) se usa dentro de otra receta sin duplicar su coste a mano.

En una cocina real casi nada se hace desde cero cada vez: el sofrito, el fondo de verduras, un alioli o una bechamel se preparan aparte, en tandas, y después se usan como ingrediente de varios platos. En Sphere ERP esto se resuelve marcando la línea del ingrediente como Explotar subescandallo: si ese componente tiene a su vez su propio escandallo, Sphere ERP no busca su coste de compra — lo calcula recorriendo su receta, con sus propios ingredientes, su propia merma y su propio rendimiento.

Explosión en cascada: la paella no compra sofrito ni fondo de verduras — los produce su propia cocina, y su coste se calcula recorriendo sus escandallos hasta llegar a materia prima real.

Esta explosión no tiene un límite práctico para una cocina normal: Sphere ERP admite hasta diez niveles de anidamiento, y detecta y bloquea cualquier receta que termine dependiendo de sí misma (un ciclo), avisando exactamente en qué artículo se cierra el círculo. El menú del día es el caso más claro de varios niveles a la vez: un menú puede componerse de una sopa, un plato principal y un postre, cada uno con su propio escandallo, y Sphere ERP suma los tres para llegar al coste del menú completo.

Cuando conviene ver rápidamente en qué recetas entra un ingrediente — o en qué otras elaboraciones entra un semielaborado —, la acción Dónde se utiliza (disponible tanto desde la ficha del artículo como desde el propio escandallo) abre un listado con cada escandallo que lo consume, directa o indirectamente, y la cantidad por lote.

Cómo se llega del precio de cada ingrediente al coste de un plato

Objetivo de esta sección: seguir la cuenta completa con números reales, para poder verificarla en cualquier escandallo propio.

El botón Calcular y validar, en la propia ficha del escandallo, hace dos cosas a la vez: comprueba que la receta esté completa y sin errores (ingredientes con artículo y unidad, cantidades positivas, sin ciclos), y recalcula el coste estándar de materiales, mano de obra y estructura del artículo. No es automático: hay que pulsarlo cada vez que cambie algo relevante — un ingrediente, su cantidad, su merma o el coste de un ingrediente.

Para cada ingrediente, el coste de esa línea es:

coste del ingrediente por unidad × cantidad × (1 + merma % ⁄ 100)

Cuando el ingrediente es a su vez un semielaborado marcado para explotar, su «coste por unidad» no es un precio de compra: es el coste de su propio lote (por el mismo cálculo, recursivamente) dividido entre su rendimiento.

El coste de la paella arrastra el coste ya calculado del sofrito y del fondo de verduras: ninguno se vuelve a sumar ingrediente por ingrediente dentro de la paella.

Tras pulsar Calcular y validar, ese resultado queda escrito en la ficha del artículo, repartido en Coste de Material, Coste de Mano de Obra y Coste Indirecto — y también visible en el propio escandallo, en los campos Coste del lote y Coste por porción. Es un coste estándar, la mejor estimación con los precios actuales de los ingredientes; el coste que de verdad tuvo un lote concreto se conoce sólo cuando ese lote se produce de verdad (sección 8).

Con el coste ya calculado, fijar el precio es una decisión, no una adivinanza

Objetivo de esta sección: entender de dónde sale el margen que se ve en la ficha del escandallo y por qué a veces no se puede calcular.

El precio de venta de un artículo no vive en el escandallo: vive en su código de línea, como para cualquier otro artículo (ver «De la compra a la venta»). El escandallo lo toma de ahí para completar la cuenta: Precio neto de venta menos Coste por porción da el Margen, y el margen dividido entre el precio neto da el Margen (%).

Siguiendo el ejemplo: la paella de verduras se sirve en la carta a 15,50 € con el 10 % de IVA de hostelería ya incluido, como se imprime cualquier precio de carta en España. Eso son 14,09 € netos. Con un coste de 1,91 € por ración, el margen es de 12,18 €, un 86 % sobre el precio neto — un food cost bajo, típico de un arroz, frente a lo que costaría un plato de carne o de pescado con la misma lógica de cálculo.

La receta se puede seguir editando, pero lo que ya se vendió no cambia con ella

Objetivo de esta sección: distinguir el escandallo en edición de sus revisiones publicadas, y saber cuál está vigente en cada momento.

El escandallo de un artículo se puede seguir ajustando en cualquier momento: cambiar una cantidad, sustituir un ingrediente, corregir una merma. Pero cuando una receta ya está probada y se quiere dejar fija — por ejemplo, para que la carta impresa refleje exactamente lo que se cobra — se usa Publicar revisión. Esa acción congela una copia completa del escandallo (ingredientes, co-productos, subproductos, costes fijos y objetivos de calidad) con un número de revisión, un periodo de vigencia y, opcionalmente, una nota.

Sólo puede haber una revisión publicada y vigente para una fecha dada. Retirar una revisión no borra su historial: sólo deja de aplicarse a ventas o producciones nuevas.

Una revisión publicada queda protegida: sus ingredientes, cantidades y mermas ya no se pueden tocar. Si hace falta corregir algo, se sigue editando el escandallo en vivo y se publica una revisión nueva, con su propio número correlativo. La acción Retirar revisión cierra una revisión publicada que ya no debe usarse; las ventas y producciones que ya la usaron conservan su referencia histórica intacta.

Para saber qué revisión aplica hoy a un artículo, Sphere ERP elige la marcada como Configuración base cuya vigencia cubre la fecha de hoy; si hay varias posibles, gana la de número más alto. El campo Revisión vigente, en la propia ficha del escandallo, siempre muestra cuál es.

Qué se comprueba antes de dar por buena una elaboración

Objetivo de esta sección: saber dónde se definen los controles de calidad de una receta y cómo se registran sus resultados.

Un Parámetro de Calidad agrupa lo que se quiere controlar — la temperatura de cocción, el peso de una ración, el aspecto del glaseado. Dentro de cada parámetro se definen sus Objetivos de Calidad concretos, con el tipo de resultado que se espera: una casilla (sí/no), un texto libre o un valor numérico con un mínimo y un máximo admitidos.

Esos objetivos se asocian al escandallo como Controles de Calidad, marcando cuáles son Obligatorios. Al producir un lote (sección 8), la acción Registrar Resultados de Calidad crea automáticamente una entrada por cada objetivo pendiente, lista para rellenar; y mientras algún objetivo obligatorio no tenga un resultado que lo cumpla, esa producción no se puede aprobar.

Al confirmar la venta, el escandallo decide qué se descuenta del almacén

Objetivo de esta sección: entender las tres formas en que una venta puede afectar a las existencias, y cuál usa un restaurante para sus platos.

El campo Consumo al vender, en la propia ficha del escandallo, decide qué ocurre en las existencias cada vez que se vende ese artículo. Hay tres políticas posibles:

Con «Consumo al vender», el plato nunca tiene existencias propias: lo que baja del almacén son sus ingredientes, en el momento en que se confirma la venta.

Este consumo se dispara al guardar el documento que entrega la mercancía (el albarán de venta, generado automáticamente al facturar), del mismo modo que cualquier otro movimiento de existencias descrito en «De la compra a la venta». Si esa venta se anula con un abono, Sphere ERP revierte exactamente las mismas cantidades que había descontado, no vuelve a calcular la receta desde cero.

Cuando conviene cocinar por adelantado, no plato a plato

Objetivo de esta sección: entender el circuito de una orden de producción y cómo se compara lo que debía consumirse con lo que se consumió de verdad.

El sofrito, el fondo de verduras y cualquier elaboración que se prepare por tandas no se cocinan a la carta: se producen con antelación mediante una Orden de Elaboración (menú Producción). Una orden indica qué artículo se quiere producir, cuánto, y en qué almacén entran las existencias resultantes.

Antes de producir, Reservar Materiales comprueba que haya existencias suficientes de cada ingrediente (calculadas explotando el escandallo, igual que en una venta) y las reserva para esta orden, para que no se los lleve otra venta o otra producción mientras tanto. Si falta género, la reserva avisa qué artículo y cuánto falta.

Procesar Orden es el momento en que se cocina de verdad: descuenta los ingredientes reservados, genera el lote del producto terminado (y de sus co-productos, si el escandallo los tiene) con su propia caducidad según la vida útil configurada, y captura el coste real de ese lote concreto — que puede diferir del coste estándar del escandallo si algún ingrediente se consumió con un coste distinto al previsto.

El producto recién elaborado entra en cuarentena: existe en el sistema pero no está disponible para vender hasta que se apruebe su calidad con Aprobar Calidad (sección 6). Si algún control obligatorio no se cumple, Rechazar Calidad marca ese lote como no apto y lo excluye de las existencias vendibles.

El desvío no penaliza ni corrige nada por su cuenta: sólo documenta la diferencia entre lo previsto por la receta y lo realmente consumido, para poder revisar la receta o el proceso si se repite.

Cerrar Orden compara, componente por componente, la cantidad que el escandallo decía que hacía falta con la que realmente se consumió (escalada a lo que de verdad se produjo, para no acusar de desvío lo que sencillamente no llegó a producirse), y por cada diferencia genera una Desviación de Coste de Producción valorada al coste estándar del ingrediente. Un desvío positivo es desfavorable — se consumió más de lo previsto—; uno negativo, favorable. Cuando no hay ninguna diferencia, la orden se cierra sin generar desviación alguna.

Campos y acciones, para consultar mientras se trabaja

De cero ingredientes a una venta y una producción con desvío

Un recorrido completo con el mismo ejemplo de esta guía: crear los ingredientes, montar el sofrito como semielaborado, montar la paella que lo usa, calcularle el coste y el margen, cambiar un precio y volver a calcular, publicar una revisión, vender una ración y comprobar el consumo, y por último lanzar una producción y ver el desvío.